Un bon outil d’accompagnement est fondamental pour l’accomplissement de votre projet, une simple feuille excel est malheureusement insuffisante pour mener efficacement votre rôle de gardien du périmètre et de l’effort consenti par vos équipes pour arriver au but défini.
Au plus l’équipe grandira, au plus le suivi des tâches sera fastidieux, et rattraper les mauvaises habitudes nécessite plus d’efforts que de les mettre en place dès le début. Je ne serai que direct en vous proposant d’implémenter dès le début de votre projet un outil de gestion des tâches.
Quels sont les outils proposés ?
Le must : JIRA & la suite Atlasssian
Planifiez, suivez et gérez vos projets dans JIRA, de A à Z. Cet outil est celui que j’utilise tous les jours pour gérer mes projets et traiter les demandes des clients (demande de changement, bugs, demande d’information, ..).
JIRA est devenu au fil des années la référence en ce qui concerne la gestion de projets, qu’ils soient gérés en mode « waterfall » ou bien en mode « agile »
Il permet également le lien (natif) avec les outils de documentation tels que Confluence
Mon avis, allez sur JIRA c’est une valeur sûre et pour 10$ / mois en version cloud ou 10 euros pour la version achetée pour 10 utilisateurs maximum vous aurez le meilleur des outils à votre disposition.
Le cheap Redmine
Très bon outil, utilisé chez un client, mais qui souffre de ce que les logiciels libres en général rencontrent comme problème à savoir : des connecteurs vers d’autres applications non disponibles en natif, un écosystème soutenu par une petite communauté mais sans vision d’entreprise, une interface sans chichi, mais peu agréable.
Bref, je vous le conseille si vraiment vous n’avez pas 10 euros, et que maintenir une version d’un logiciel libre sur votre serveur est une solution pour vous.
Les autres
Beaucoup d’autres nouveaux venus s’engouffrent dans la gestion des tickets, à vous de faire votre marché..
Comment s’en servir ?
C’est assez simple, toutes les activités doivent être dans JIRA. Rien n’existe en dehors de l’outil – S’il n’y a pas de ticket il n’y a pas de travail.
Cette bonne pratique va vous obliger à réfléchir avant d’agir dans la précipitation et prendre du recul sur les demandes en cours.
Les avantages de la création de ticket
- Documenter proprement la demande ou le problème rencontré
- Avoir une visibilité sur le nombre de demandes d’évolution ou de problèmes rencontrés
- Distribuer efficacement le problème à la bonne personne
- Garder un historique de toutes les demandes
- Pouvoir arbitrer les demandes et y mettre un degré de sévérité
Les contraintes / les faux problèmes
- Idée reçue n°1 : « ça prend du temps pour créer un ticket » / Contrairement à ce que l’on pense il est plus rapide de créer un ticket que d’écrire un mail !
- Idée reçue n°2 : « ce n’est vraiment pas pratique à utiliser » / C’est comme le vélo, avant de savoir rouler il faut vouloir en comprendre les fondamentaux, seules les personnes de mauvaise volonté s’y opposeront
- Idée reçue n°3 : « on sait ce qu’on doit faire, pas besoin d’un outil de ticketing » / Impossible malheureusement de tout retenir sans aucun support, et le papier a malheureusement ses limites. Nous ne sommes que des hommes, un oubli est vite arrivé, et capitalisé sur la mémoire de l’un de vos collaborateurs est… une excellente mauvaise idée.
Règles incontournables de la gestion des tickets
Si un ticket détecté il y’a plus d’un mois n’a pas fait l’objet d’une relance, il peut être considéré comme facultatif. Je sais que le fait même de se dire qu’il sortira du radar peut vous choquer, mais c’est indispensable pour pouvoir avancer sereinement.
D’autres bonnes pratiques sont bien entendu à suivre (mais ça fera l’objet d’un nouvel article 🙂 )
Besoin d’aide dans l’implémentation de JIRA dans votre entreprise ? Daxit Solutions peut vous aider.
